LOS TEXTOS ADMINISTRATIVOS

LA CARTA

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el enfrente del sobre, y el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos).
Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

ESTILOS DE CARTA

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

• Formal, Por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito profesional, laboral, institucional...etc.
• Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan.
• Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.
• Muy formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución)

PARTES DE LA CARTA

Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con los siguientes conceptos:

• Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
• Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se dirige.
• Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
• Exposición: del asunto, con los temas pertinentes.
• Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.
• Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.
• Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

        Ejemplo de carta:

 

 

 

EL INFORME

 

 

El informe es una exposición de hechos o datos comprobables sobre una persona (su capacidad, su salud, su experiencia profesional, etc.) o sobre un asunto de la vida diaria (daños causados por un ciclón, situación del transporte, ventas de un negocio, etc).

¿CÓMO SE ESCRIBE UN INFORME?

1. Determinar los objetivos del informe: exponer (tema, datos…), convencer (argumentar, comentar…), justificar (una decisión, una actitud, una postura…)

2. Escribir el plan de trabajo: introducción, cuerpo del informe, conclusión. Organizar los datos, ejemplos, los argumentos y comentarios en cada una de las partes del plan.

3. Escribir cada una de las partes del plan:

El título debe ser suficientemente informativo. Ejemplo: Informe sobre los locales disponibles en la barriada de Cristo Rey en abril 1996.

Una introducción concisa en la que se presente el tema, la circunstancia que lo justifican y en la que se anuncie el plan de exposición.

Ejemplo:

Con el fin de celebrar la temporada de teatro popular, promovida por la Dirección General de Bellas Artes, se ha investigado acerca del espacio disponible en el barrio de Cristo Rey y se han hallado tres locales, a los que denominaremos A, B y C.

El cuerpo del Informe se escribe de acuerdo a los objetivos del autor. Puede ser narrativo, descriptivo, explicativo, argumentativo. Conviene diferenciar las informaciones de los comentarios.

Ejemplo:
El local A es una lógica masónica, sita a la Alonso de Fuenmayor 42…

Las conclusiones o recomendaciones pueden ser un balance de los aspectos tratados en el cuerpo del informe o bien la apertura de una nueva perspectiva.